Cách bắt đầu lập ngân sách phong bì với vài danh mục đầu tiên

Bạn kiểm tra số dư trước khi mua thực phẩm, nhưng con số đó không cho biết bao nhiêu tiền đã được dành cho mục đích khác. Ngân sách phong bì đặt tên cho những mục đích ấy. Mỗi phong bì đại diện cho một danh mục, và số tiền còn lại cho biết khoản bạn đã phân bổ cho mục đích đó còn bao nhiêu.

Bạn có thể dùng phong bì thật, sổ tay hoặc công cụ số. Thói quen hữu ích vẫn giống nhau: phân bổ một khoản tiền, ghi lại số đã chi và kiểm tra số còn lại. Hướng dẫn này giải thích cách bắt đầu lập ngân sách phong bì ở quy mô nhỏ, dễ quản lý. Các ví dụ là bài tập ghi chép thu chi giả định, không phải lời hứa về số tiền bạn sẽ tiết kiệm được.

Xác định rõ phạm vi cho ngân sách đầu tiên

Trước tiên, hãy quyết định những khoản nào sẽ nằm trong các phong bì. Bạn có thể theo dõi các khoản mua sắm hằng ngày trong tuần tới, đồng thời ghi riêng tiền thuê nhà và các khoản phải trả khác. Hãy viết rõ phạm vi đó. Phong bì thực phẩm sẽ dễ hiểu hơn khi bạn biết nó có bao gồm đồ dùng gia đình hay không.

Tiếp theo, xác định số tiền bạn thực sự phân bổ cho bài tập này. Đừng chép toàn bộ số dư tài khoản vào các phong bì chi tiêu hằng ngày nếu một phần số dư đã có mục đích khác. Tổng số tiền trong các phong bì nên đại diện cho phần tiền thuộc kế hoạch cụ thể này, còn các khoản phải trả khác được tính riêng.

Chọn ngày xem lại trước khi nhập bất kỳ thông tin nào. Một tuần là khoảng thời gian thuận tiện để thực hành vì bạn có thể hoàn thành một chu kỳ và sớm kiểm tra các ghi chép. Đây là lựa chọn về cách tổ chức, không phải quy tắc mà mọi ngân sách đều phải tuân theo. Hãy dùng một khoảng thời gian có điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng.

Giao cho mỗi phong bì một nhiệm vụ dễ hiểu

Bắt đầu với một vài danh mục mà bạn có thể phân biệt ngay lúc mua hàng. Thực phẩm, đi lại và ăn ngoài là những tên có thể dùng. Tránh tạo phong bì riêng cho từng cửa hàng: khi đó, bạn sẽ phải nhớ mình mua ở đâu trước khi hiểu mục đích của khoản chi.

Định nghĩa những trường hợp khó phân loại bằng lời lẽ đơn giản. Chẳng hạn, thực phẩm có thể là đồ ăn được chế biến tại nhà, còn ăn ngoài bao gồm bữa trưa làm sẵn và các bữa ăn ở nhà hàng. Nếu hóa đơn siêu thị có đồ vệ sinh nhà cửa, hãy quyết định chúng thuộc thực phẩm hay một danh mục đồ dùng gia đình riêng. Cả hai cách quy ước đều có thể được ghi chép nhất quán.

Danh sách danh mục đầu tiên chỉ là bản nháp. Nếu hai tên gọi liên tục khiến bạn nhầm lẫn, hãy đơn giản hóa chúng ở lần xem lại tiếp theo. Nếu một phong bì gộp những khoản mua mà bạn muốn hiểu riêng, hãy cân nhắc tách nó sau này. Mục tiêu của tuần đầu là thiết lập một bản ghi mà bạn đọc hiểu được, không phải thiết kế mọi danh mục có thể cần đến trong tương lai.

Phân bổ tiền vào phong bì và kiểm tra phép tính

Hãy hình dung một ngân sách thực hành gồm 200 đơn vị tiền cho một tuần. Bạn phân bổ 100 cho thực phẩm, 40 cho đi lại và 60 cho ăn ngoài. Tổng phân bổ là 200. Ví dụ này chỉ minh họa phép tính; các số tiền không phải mức chi tiêu được khuyến nghị.

Nếu dùng sổ tay, hãy dành chỗ cho số tiền ban đầu và các khoản mua của từng danh mục. Nếu dùng bảng tính, tạo các cột ngày, danh mục, số tiền và số dư còn lại. Nếu dùng tiền mặt thật, tiền bên trong phong bì chính là phần còn lại mà bạn nhìn thấy được. Chọn hình thức mà bạn có thể cập nhật trong sinh hoạt thường ngày.

Phong bì số đại diện cho bản ghi phân bổ tiền của bạn. Việc nhập 100 vào ứng dụng tự nó không chuyển 100 giữa các tài khoản tài chính. Hãy phân biệt rõ điều này khi đối chiếu kế hoạch với tiền đang giữ ở nơi khác. Trước khi bắt đầu, xác nhận rằng tổng các danh mục bằng số tiền bạn định theo dõi và bạn chưa phân bổ cùng một khoản tiền hai lần.

Ghi lại khoản mua khi còn nhớ rõ chi tiết

Giả sử lần mua thực phẩm đầu tiên của bạn là 26 đơn vị. Ghi vào danh mục thực phẩm, phong bì đó sẽ còn 74. Một khoản chi đi lại 8 đơn vị sau đó khiến danh mục đi lại còn 32. Những số tiền còn lại trả lời một câu hỏi hẹp hơn so với số dư tổng thể: mỗi danh mục trong kế hoạch này còn bao nhiêu?

Dùng một quy tắc nhất quán cho hóa đơn gồm nhiều loại hàng. Bạn có thể tách các khoản mua vào danh mục tương ứng, rồi kiểm tra xem tổng các phần có bằng tổng hóa đơn không. Nếu chọn quy ước đơn giản hơn, hãy ghi rõ để các mục nhập tuần sau mang cùng ý nghĩa. Sự nhất quán giúp bạn hiểu các phép so sánh dễ hơn.

Nếu quên một mục, hãy dựng lại từ hóa đơn hoặc lịch sử giao dịch khi có thể. Tránh bịa ra một số tiền chính xác từ ký ức mơ hồ. Ghi những chênh lệch chưa giải quyết vào phần ghi chú làm việc và quay lại xử lý khi xem xét. Một bản ghi thừa nhận có chỗ thiếu hữu ích hơn một tổng số gọn gàng mà bạn không thể giải thích.

Ghi rõ việc thay đổi danh mục như những quyết định

Một phong bì có thể sắp hết tiền trước ngày xem lại. Hãy bắt đầu bằng việc kiểm tra các mục đã ghi: có khoản mua nào bị ghi hai lần, xếp nhầm danh mục hoặc bị bỏ sót ở nơi khác không? Sửa lỗi ghi chép trước khi thay đổi kế hoạch để thích nghi với lỗi đó.

Nếu quyết định phân bổ lại một phần từ phong bì khác, hãy ghi cả hai bên. Chuyển 10 đơn vị từ ăn ngoài sang thực phẩm làm một danh mục tăng 10 và danh mục kia giảm 10. Tổng số tiền vẫn giữ nguyên. Viết một lý do ngắn vào sổ tay để sau này bạn vẫn hiểu sự điều chỉnh đó.

Phân biệt việc chuyển giữa các phong bì với việc thêm tiền mới vào kế hoạch. Gộp hai việc này thành một thay đổi số dư không được giải thích sẽ khiến lịch sử khó theo dõi hơn. Bạn đang ghi lại cả quyết định lẫn các khoản mua, và những quyết định ấy tạo bối cảnh cho lần xem lại tiếp theo.

Dùng Envello như một cách lưu giữ ghi chép

Nếu thích thao tác trên điện thoại, Envello là một lựa chọn. Phần mô tả trên Google Play liệt kê các phong bì có thanh tiến độ thể hiện ngân sách còn lại, nhập khoản chi theo phong bì và số tiền, cấp tiền cho phong bì từ thu nhập, chuyển tiền giữa các phong bì và đối soát với số dư thực tế. Những tính năng này tương ứng với các bước ghi chép ở trên.

Cùng trang giới thiệu đó cũng mô tả lịch sử chi tiêu có thể tìm kiếm, nhóm theo ngày và biểu đồ theo tuần hoặc tháng. Lịch sử có thể hỗ trợ kiểm tra từng mục; biểu đồ cung cấp một góc nhìn khác về các tổng số đã ghi. Cả hai đều không thay thế việc kiểm tra xem dữ liệu đầu vào có đầy đủ hay không. Những tính năng được nhắc đến này mô tả trang ứng dụng Android; quy trình lập ngân sách nói chung cũng áp dụng được trên giấy.

Bắt đầu với các danh mục bạn đã định nghĩa thay vì thêm danh mục chỉ vì công cụ còn chỗ. Ghi một khoản mua, xem số tiền còn lại trong phong bì tương ứng và kiểm tra rằng bạn hiểu kết quả. Phương pháp này không đòi hỏi một trình tự thao tác giao diện cụ thể: hãy làm theo các nhãn trong phiên bản bạn đã cài đặt.

Xem lại tuần đầu trước khi bắt đầu tuần tiếp theo

Khi xem lại, hãy so sánh phân bổ ban đầu, các khoản mua đã ghi, các khoản chuyển và số tiền cuối kỳ. Với mỗi phong bì, tiền ban đầu cộng các khoản thêm vào, trừ các khoản mua và tiền chuyển ra, phải giải thích được số còn lại. Giải quyết chênh lệch bằng cách kiểm tra những mục ghi gốc thay vì thay số cuối kỳ mà không có lời giải thích.

Sau đó đặt các câu hỏi thực tế. Danh mục nào dễ dùng? Hóa đơn nào khó phân loại? Bạn có cập nhật thường xuyên đến mức vẫn nhớ được các khoản mua không? Những quan sát này cho bạn biết nên điều chỉnh quy trình ra sao. Chúng không chứng minh rằng một mức chi tiêu cụ thể phù hợp với tất cả mọi người.

Cho kỳ tiếp theo, hãy quyết định rõ cách xử lý tiền còn lại và ghi lại lựa chọn của mình. Giữ bản ghi của kỳ đầu để khởi đầu mới không xóa mất lời giải thích cho hoạt động trước đó. Ngân sách phong bì đầu tiên đang làm tốt vai trò ghi chép khi bạn có thể lần theo các tổng số và hiểu những lựa chọn đằng sau chúng.

Công bố: Hướng dẫn này được soạn với sự hỗ trợ của AI dựa trên thông tin sản phẩm do MintSoft công bố; quy trình ví dụ là hướng dẫn chung về tổ chức và quản lý.